HAL便り

【外国人雇用の新しい知見】（１）デジタルツールの活用方法

2025.01.14

外国人労働者の採用や管理は、手続きやコミュニケーションが複雑になりがちです。これを効率化し、労働者と企業双方の満足度を向上させるには、デジタルツールの活用が重要な鍵となります。本稿では、外国人雇用に特化したデジタルツールや最新のHRテクノロジーを紹介し、その導入方法やメリットについて詳しく解説します。

1. 外国人雇用におけるデジタルツールの役割

1. コミュニケーションの壁を越える

  • 言語や文化の違いによるコミュニケーションの課題を、翻訳ツールやAIを活用して解消します。
    • 例：リアルタイム翻訳アプリ（Google翻訳、DeepL）、多言語チャット対応ツール。

2. 採用プロセスの効率化

  • デジタルツールを使えば、外国人労働者の採用プロセスがスムーズになります。
    • オンライン面接ツールやAIを使ったスクリーニングシステムで候補者を適切に選定。

3. 労働者管理の自動化

  • 在留資格の更新や就労状況の追跡を自動化することで、法的リスクを軽減します。
    • 例：HR管理システムでの在留資格の有効期限管理。

2. 採用プロセスで活躍するツール

1. 外国人労働者向け求人プラットフォーム

  • 外国人に特化した求人サイトやアプリを利用することで、適切な人材を迅速に探すことができます。
    • 例：
      • GaijinPot：外国人労働者に人気のある求人サイト。
      • Work Japan：多言語対応の求人アプリ。

2. オンライン面接ツール

  • 遠隔地にいる候補者ともスムーズに面接を行えます。
    • 例：
      • Zoom、Microsoft Teams：多言語対応のビデオ通話ツール。
      • AIによる表情分析機能付き面接プラットフォームも活用可能。

3. AIスクリーニングツール

  • AIを活用して、履歴書や職務経歴を分析し、適切な候補者を選定。
    • 例：HR Techプラットフォーム（Green、Lever）。

3. 労働者管理に役立つツール

1. 在留資格管理システム

  • 在留資格の期限や更新手続きを効率的に管理できます。
    • 例：
      • 専用ソフトウェア（在留資格管理システム）。
      • クラウドベースのHR管理ツール（SmartHRなど）。

2. 勤怠管理ツール

  • 多言語対応の勤怠管理ツールを導入し、労働者の勤務状況を正確に把握します。
    • 例：King of Time、freee人事労務。

3. パフォーマンス管理ツール

  • 外国人労働者の成果やスキルアップを評価するシステムを導入。
    • 例：OKR（目標と成果指標）管理ツール（BetterWorks）。

4. コミュニケーションを支援するツール

1. 翻訳ツール

  • 業務マニュアルや社内連絡を多言語化する際に活躍します。
    • 例：Google翻訳、DeepL、iTranslate。

2. 多言語チャットツール

  • 日常的なコミュニケーションをサポートします。
    • 例：Slackの多言語翻訳機能、WhatsAppの翻訳プラグイン。

3. Eラーニングプラットフォーム

  • 外国人労働者向けに、日本語や業務知識を学べる環境を提供。
    • 例：Coursera、Udemy、日本語教育アプリ（Duolingo）。

5. 導入時の課題とその解決策

1. コスト負担

  • 高機能なツールは初期コストが高い場合があります。
    • 解決策：無料トライアルを活用し、適切なツールを選定する。政府の補助金や助成金を調査する。

2. 労働者の使い方への適応

  • デジタルツールを使いこなすためのスキルが不足している場合があります。
    • 解決策：ツール導入時に簡単な研修を実施し、使用方法を説明。

3. データ管理のセキュリティ

  • 労働者の個人情報を適切に管理する必要があります。
    • 解決策：GDPR（一般データ保護規則）に準じたセキュリティ対策を導入する。

6. 成功事例：デジタルツールを活用した企業

事例1：ホテル業界での翻訳ツール活用

  • 背景：訪日観光客対応の多言語化が必要だった。
  • 取り組み：翻訳アプリをスタッフ全員に導入し、迅速な顧客対応を実現。
  • 成果：外国人観光客からの口コミ評価が向上し、リピーター率が20%増加。

事例2：製造業でのHR管理システムの導入

  • 背景：外国人技能実習生の在留資格管理が煩雑だった。
  • 取り組み：在留資格管理システムを導入し、更新作業を効率化。
  • 成果：手続きにかかる時間が50%削減され、法的リスクが低減。

7. デジタルツールを活用した未来の外国人雇用

1. AIと人間の協働

  • AIによる候補者のマッチング精度が向上し、より適切な人材を迅速に採用可能。

2. リモート管理の進化

  • 外国人労働者がリモートで働ける環境が整備され、国境を越えた雇用が一般化。

3. 多文化共生のプラットフォーム化

  • 社内外で多文化交流を促進するデジタルプラットフォームが普及。

まとめ

外国人労働者の採用と管理におけるデジタルツールの活用は、企業にとって効率化と満足度向上を両立するための重要な戦略です。適切なツールを導入し、効果的に活用することで、企業と外国人労働者双方が成功を掴む未来を構築できます。これからの多文化社会に対応するため、ぜひデジタルツールを積極的に活用しましょう。