HAL便り

【外国人雇用後のサポート】（４）コミュニケーションの改善

2025.01.03

外国人労働者とのコミュニケーションは、職場のチームワークや業務の効率化において重要な要素です。しかし、言語や文化の違いが原因でスムーズなコミュニケーションが取れないことが課題となることもあります。この課題を解決するためには、効果的な工夫とツールの活用が必要です。本稿では、外国人労働者とのコミュニケーションを改善するための具体的な方法について解説します。

1. 言語の壁を越えるための工夫

簡潔で分かりやすい言葉を使う

  • 日本語でのコミュニケーションでは、専門用語や難しい表現を避け、短い文や単語で話すようにします。
    例：

    • ×：「業務遂行能力を確認してください。」
    • ○：「この仕事が終わったら、確認してください。」
  • 話すスピードを調整し、相手が理解しやすいテンポで話しましょう。

視覚的な補助を活用

  • 図や写真、動画を使って説明することで、言語に頼らずに伝えたい情報を理解してもらえます。
  • 作業手順やルールを図解したマニュアルを用意することで、外国人労働者の業務理解が深まります。

身振り手振りを活用

  • 身体を使ったジェスチャーは、言葉が通じない場合でも効果的に意味を伝える手段となります。

日本語学習の支援

  • 外国人労働者が日本語スキルを向上させられるよう、社内で日本語講座を開設するか、外部の学習リソースを紹介します。
  • 特に業務に関連する日本語フレーズを学べるカリキュラムを提供します。

2. 多言語対応ツールの活用

リアルタイム翻訳ツール

  • Google翻訳やDeepLなどの翻訳アプリを利用して、言語の壁をすばやく解消します。
  • AI音声翻訳デバイスを活用することで、会話のテンポを維持しながらスムーズにコミュニケーションを取ることができます。

チャットツールの利用

  • チャットアプリ（Slack、Microsoft Teamsなど）の翻訳機能を活用し、日常的なやり取りを多言語対応にします。
  • 自動翻訳付きのメールシステムを導入し、誤解を減らします。

多言語対応の業務アプリ

  • 作業管理やタスク共有に使用するアプリ（Trello、Asanaなど）は、多言語対応のものを選択することで、外国人労働者にもわかりやすい環境を提供します。

3. 異文化理解を深める取り組み

異文化トレーニング

  • 全社員を対象に、外国人労働者の出身国の文化や価値観について学ぶトレーニングを実施します。
  • 「この国ではこうしたコミュニケーションが一般的」といった具体例を共有し、誤解や摩擦を防ぎます。

コミュニケーションスタイルの柔軟性

  • 言葉だけでなく、表情や声のトーンなど、非言語的なコミュニケーションにも注意を払います。
  • たとえば、敬意を示す表現が異なる文化があるため、それを意識した対応を心がけます。

オープンな職場環境の構築

  • 外国人労働者が意見を自由に言える環境を整えます。たとえば、「どんな小さな疑問でも質問してください」という文化を醸成します。
  • 定期的なランチミーティングや意見交換会を実施し、交流を促進します。

4. チーム全体の協力体制を構築

メンター制度の導入

  • 日本人社員がメンターとなり、外国人労働者の日常業務や職場生活をサポートします。
  • メンターと外国人労働者が定期的にコミュニケーションを取ることで、相互理解が深まります。

ペアワークやチームタスクの推奨

  • 日本人社員と外国人労働者がペアを組んで作業することで、言語を超えた連携が可能になります。
  • チーム内で役割を明確に分担し、スムーズな協力体制を構築します。

多文化共生の職場づくり

  • 互いの文化や言語を尊重する意識をチーム全体で共有します。たとえば、特定の国の祝日を祝うイベントを開催するなど、外国人労働者が職場に溶け込みやすくなる工夫をします。

5. コミュニケーションの定期的な評価と改善

フィードバックセッションの実施

  • 定期的に、外国人労働者とのコミュニケーションがスムーズに行われているかを確認します。
  • 「もっとこうしてほしい」という具体的な改善提案を聞き取ります。

課題をリストアップし、解決策を共有

  • 言語や文化の壁によって生じた課題を記録し、チームで解決策を共有します。
  • たとえば、「専門用語を簡略化する」「業務手順を短縮する」といった対策を講じます。

成功事例の共有

  • コミュニケーションが円滑に進んだ事例を社内で共有し、他のチームでも活用できるようにします。

まとめ

外国人労働者とのコミュニケーションの改善には、言語ツールの活用、異文化理解、そして職場全体での協力体制が欠かせません。言語や文化の違いを理解し、相手に合わせた工夫を重ねることで、スムーズなコミュニケーションが実現します。また、これらの取り組みを通じて、職場の雰囲気がよりオープンで多様性を尊重するものとなり、全社員が働きやすい環境が整います。継続的な改善を心がけ、言葉や文化を超えた信頼関係を築いていきましょう。